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拓源公關傳媒現場學習:做線下活動如何迅速搶占用戶?

發布日期:2019/6/11

文章摘要

 拓源公關傳媒現場學習:做線下活動如何迅速搶占用戶? 由活動行舉辦的“造·活動行首屆行業生態峰會”于3月31日在北京望京凱悅酒店圓滿落幕。現場有1...

 拓源公關傳媒現場學習:做線下活動如何迅速搶占用戶?

由活動行舉辦的“造·活動行首屆行業生態峰會”于3月31日在北京望京凱悅酒店圓滿落幕。現場有15家行業生態服務商參與展位互動、17位嘉賓分時段進行20分鐘演講,100位vip觀眾參與了社交晚宴。

以下為下午時段圓桌討論環節的精彩分享:

主持人:
活動行創始人兼CEO謝耀輝
參與嘉賓:
芥末堆合伙人李晗、
幻境創始人江杰、
必應創造新創市場運營總監馬佩芬、
新榜市場總監李鐵男
 
謝耀輝:我認為圓桌就是即興的聊天。那先請每個人用一到兩分鐘,做一下自我介紹。

李晗:我是來自于芥末堆的李晗。我們是垂直于教育行業的媒體,自2014年創立至今,五年的時間一直致力于原創內容的輸出,以科技驅動產品,教育團隊、教育公司。每年年底會在北京做一次教育科技大會,已經成功舉辦四屆了。我們想做行業的教育科技產品,做好海內外、體制內外、行業上下游之間的鏈接。謝謝!

江杰:我是江杰,做沉浸式娛樂差不多四年的時間。之前做了12年的影視,那個時候的市場并沒有這么好,包括一些好萊塢的公司都已經倒閉了。影視公司被好萊塢一家公司收購了,之后就做了沉浸式娛樂。我們為商業地產、景區提供完整的解決方案,這就是我們做的事情。

馬佩芬:我是必應創造的馬佩芬。必應創造是臺灣一家專門做音樂演出的公司,我們除了做大型演唱會設備之外,這幾年也開始打造一些新的內容。所以我們除了做芭比娃娃的活動之外,自己也做音樂節、也做沉浸式劇場,也做很多藝術跨界的表演。我們在做一些新的內容的創造。謝謝大家。

李鐵男:新榜是2014年9月份成立,我們主要是內容產業的服務平臺,主要服務內容創業者。內容創業者對在座的各位比較陌生,實際上是做微信微博、抖音快手、今日頭條,我們做數據、榜單、廣告交易、漲粉、數據咨詢等一系列的服務。每年年底都會做新媒體行業的新榜大會,到目前為止做了五屆。
 
謝耀輝:李晗跟鐵男辦的是大會,江杰和馬佩芬辦的是具有IP的沉浸式和體驗式展。各位說一下自己從什么時候辦活動,開始結緣;然后辦活動過程中,最困擾你的問題、痛點是什么?作為活動的策展人,一定遇到很多問題,自己覺得目前遇到的坎是什么?

李晗:2010年有上海世博會,那時候還在科技行業,不在教育業。最早是做品牌的推廣,活動是我一直感興趣的,所以就開始做了。我們是行業媒體,做的很多活動是面向小B端,也就是教育的從業者,價值體現也是對于企業的輸出。我們嘗試過以會帶產,因為我們是媒體,所以在傳播、推廣上,媒體天然帶意見領袖的身份。

對于我們來說,最大的問題,來自于場地的限制。如果想在北京做一個千人級別以上的活動首先要面臨的問題就是報批。而且很多時候是自己(編者注:區別于公關公司代執行)在舉辦活動,場地這塊,有時候因為人數的考慮想擴張,但是場地就是這么大。

所以只能在現有資源和情況之下,進行更清晰化的拆分和運營,把價值顆粒度做得越來越小。這也是我們的一些做法和考慮。

謝耀輝:新榜有沒有這種場地不夠用的問題呢?

李鐵男:像北京的話,去年的新榜大會在嘉里中心,去年是在凱悅,也是2019年1月8號和9號兩天。場地對我們來說還OK。當時這個場地坐了1200人,我們主要是通過線上去傳播,場地對我的困擾不是特別大。

謝耀輝:那哪個在活動中困擾比較大?

李鐵男:不知道大家有沒有發現,新媒體剛開始的時候,大家都是做微信公眾號。特別是2018年之后,抖音、快手起來特別快,現在做短視頻比較多。另外一個明顯特征,新媒體的盈利是通過廣告、電商、知識付費,就是很多頭部的新媒體,他們演化成越來越復雜的一個形態。它可能做線下書店,做更多的連接。

現在的困惑,就是如何突破現在的圈層,傳播更多的人群。原來是通過傳統媒體,需要花大量的渠道費用。現在有了自有流量費用,它連接了很多服務。我現在覆蓋的能力只是在新媒體行業內,我只能通過其他渠道的連接或者合作覆蓋一些,這是目前稍微比較吃力的情況。

謝耀輝:江杰和馬佩芬可以回應一下,場地這是沒辦法,像鐵男這邊有沒有一些其他痛點。

馬佩芬:因為我們過去的活動,大部分都是在臺灣舉行,臺灣沒有太多場地報批的問題。以我們這樣的業者在國內碰到最大的問題就是場地報批和落地。

以我們做芭比娃娃的經驗,如果做路跑的話,報批需要3000人到5000人,這個過程還蠻繁瑣的。

江杰:以我們的業務性質,我們更多是To B和To G。To G就是政府批量采購。

針對場地的話,To G基本沒有問題。企業業態有兩個維度,像沉浸式體驗從整個業態來講,最小的有一人劇場,一個演員對一個觀眾,它幾乎沒有任何限制。另外一個是土地性質的問題,暫時不太方便展開說。

謝耀輝:你們在活動里面最摳細節的地方是哪里,或者有哪些看到別人做細節做得特別好的地方?

李晗:我們最開始做行業活動,收的是高額的門票。但是大部分C端花錢買門票非常少,很多都是企業做大宗團購,邀請員工一塊兒來。那時有一個問題,上午開場跟下午開場人非常少,而且快到午飯的時候基本沒有人了。

雖然我們看后臺報名幾千人,實際到場只有幾百人。

為什么會出現這個問題呢?跟身邊朋友聊天,很多人會拿活動當成半天出差的旅游,這些人想去旁邊的商場買東西,這就是我們的價值。

所以江老師說,做活動要有炫耀感(編者說:源自下午的分享內容)。有了合作的攝影和布展機構以后,我們不光在活動上打LOGO也會在照片上展示,這樣你可以發朋友圈,不管給自己看,還是給朋友看。

江杰:我們在設計上面有一個理念,很多人會把活動的策劃和設計當成一次性事件來做。比如一些巡回展,主辦方在這個城市做完就走了,不管了。

但我們是做文旅,一個景區不可能做一次性生意。我們要考慮到口碑、宣傳推廣性。所以包括自己設計的時候,也會把一些沉浸式體驗的后續體驗,做成線上。體驗結束,并不是終點。

馬佩芬:我分享一個有趣的事情。我們做芭比娃娃路跑的時候,第一年在臺北。我們找了20個身高1.8米,體格非常健壯的小鮮肉擔任助理教練。

當時是想,來參加芭比娃娃的女性幾乎都是需要一些特別的招待。她們希望在現場受到一些熱情的款待服務,所以我們召集了20個特別優質的健身教練來當陪跑員。我們發現現場一堆小孩哭,因為媽媽排隊和教練拍照。

第二年做的時候,因為健身教練被某一些媽媽投訴,穿衣服太少。所以我們讓教練穿很多衣服,結果媽媽有投訴,他說我們就是因為教練穿得少去的,怎么這次穿多了。

其實做活動的時候,必須要問消費者怎么想。每一個小的環節,都可以變成她一個美好的經驗。就算你今天找的教練,他們只是一個陪襯,都是一個活動里面讓消費者覺得非常成功的一個環節。所以在我們的照片分享里面,來參加的消費者是5000人,但是我們的照片有2萬人分享。因為所有的分享都是分享這些小鮮肉的照片,這也是活動最特別的地方。

李鐵男:我們一般做行業活動,都是針對行業的從業者。所以我們做車輪式的演講。請嘉賓的話,要給大家干貨感,嘉賓的演講要好。

嘉賓演講好,這有兩個篩選標準。內容要更加有料,從現場的接待環節上,我們要有空杯心態,從菜鳥去看問題。因為可能很多我們認為理所應當的東西,對于觀眾來說,會感覺不合理或者體驗不好。每次活動結束以后,我們都會做問卷調查,會把里邊的一些話進行定期的復盤。我們自己做了一個活動的執行手冊,會不斷往里面添加東西。這樣可以把原來不好的東西逐漸拋棄掉,把更好的東西不斷的沉淀下來。

舉一個簡單例子,假如這種大場地的活動,都會把舞臺、PPT拉高一點,這樣觀眾體驗更好。另外非常巧妙的控制嘉賓的上臺,因為臺拉高了,嘉賓只能從旁邊上下臺,這樣一個人就可以把控了。

(編者注:現場開放一個觀眾提問的環節)

觀眾提問:我是一個德國咨詢公司,每年都有做中德“一帶一路”的會。在辦會過程中,感覺遇到最大的問題是,很多演講嘉賓是官員,他們的內容對于外賓來說特別枯燥。我想問臺上的各位,如何跟這樣嘉賓溝通,有辦法給他們提一些好的建議,甚至撰文寫比較好的發言內容嗎?

馬佩芬:這要給臺上的嘉賓做一點培訓,你們舉辦活動前,可以先跟這些嘉賓做一些溝通。

李鐵男:我自己也參加過這類活動,你的確沒有太多的辦法。只能是安排好他的時長,另外盡量在內容上做一些把控。控制嘉賓的大綱、主題,控得更細一點,提前熟悉場地,提前做好彩排。

謝耀輝:做過這么多活動,我提一點我個人的經驗。

嘉賓演講之前要設定提綱和內容,估計領導不會自己寫,肯定會交由相關人去寫。所以只要搞定那個人,幫他寫稿的那個人。你給他一個大概的模板,讓他比較簡便、輕松地做。你再幫他潤色一下,因為一般來講領導時間比較忙碌。如果東西比較完整,給他一個大綱,可以跟領導相關的下午去提前溝通。這是你盡力能做到的部分。最后的效果如何聽天由命,必須盡人事。

謝耀輝:最后一個問題,讓今天的圓桌論壇完美的總結。每一個辦活動的人都面臨錢的問題,問下各位主辦人,錢從哪來?有沒有一些小技巧,能夠幫助你快速拿到贊助,獲得人家的認可。
李晗:關鍵還是看活動的質量,做活動的話總結八個字:順勢而為,借力打力。
在自己能力很小的時候,必須要找那些比你強的人,跟他們去合作。因為活動這一塊的,自己做不好,管別人要錢,心里也沒有底氣。

活動的價值要做起來,要把活動當成你身邊的人也好、金主爸爸也好,一根草單獨賣5毛錢,打成一根線捆螃蟹,賣成200塊錢。在整個招商過程中,要學會換位思考,這個換位思考跟人設的概念差不多。

如果是做執行,想一下他給領導匯報工作的時候流程是什么。不能說是貼身式服務,其實就是對企業而言就是要因人而異。

江杰:從錢的角度來講,我們企業是做To B服務的,項目是向對方收費的。這屬于我們商務漏斗要走的地方,屬于一個正常環節。

但這里面有一個最基本的理念。要在項目甲方景區的運營方決定之前,除了錢我們什么都要準備好。這是談判和誠意中一個很重要的因素。包括財務核算里面的內容,也包括如果這個活動需要IP,這個IP的分成等很多細節,需要都談好。做到這種程度,才有可能拿到這個錢。


而且各自為戰已經突出不了企業自身的亮點了,做節目的,有場地的,提供音響設備的,需要一個平臺把分布在全國各地的行業資源連接起來,互通有無--所以我們上新了一個一站式公關活動服務平臺:拓源公關傳媒(http://www.sfsmg.icu/)是最專業的廣州活動策劃公司、廣州禮儀慶典公司,12年專注一線品牌活動策劃,中國最具執行力公關公司,廣東十佳公關策劃機構,中國公關協會杰出會員,廣東省內首批成立的活動營銷公關公司,擁有全國一流的策略及執行團隊,是華南地區最具影響力與實力的公關活動及傳媒公司。
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